Arrivée à l’hôtel : préparer les informations et répondre sur WhatsApp

Le message prévu avant l’arrivée peut être complété par une conversation sur les informations pratiques. Le voyageur prépare son arrivée et l’équipe connaît son horaire. Les actions connectées de ce parcours nécessitent Pro.

Préparez les informations dont votre équipe a besoin

Un voyageur vous écrit sur WhatsApp pour préparer son arrivée. Il attend une réponse pratique que votre équipe donne souvent. Le message prévu avant l’arrivée peut être complété par une conversation sur les informations pratiques.

Ce modèle détaille le scénario « Avant l’arrivée » de la page Tourisme et hôtellerie. Il complète le besoin de service client avec les données, les relais et les exceptions de votre métier.

Ce parcours complet utilise Pro pour les actions de workflow ou les outils connectés. Vous préparez les comptes, les destinataires et les règles avant la mise en place. Les connexions illustrées sont Gmail. Configurez les comptes et les actions utiles à ce parcours. Vérifiez le destinataire et les données transmises avant de lancer le suivi.

La demande avance, votre équipe garde les décisions

1. Recueillir la demande dans son contexte

Préparez le message pratique prévu avant l’arrivée, pour les voyageurs auxquels ce suivi peut être adressé. Sara répond ensuite sur WhatsApp avec le livret d’accueil. Une question particulière rejoint la réception par e-mail. Si vous prévoyez un SMS de suivi, Lucie reçoit les informations validées et le numéro concerné.

2. Transmettre les informations au bon interlocuteur

1. Réponse donnée par Sara. Procédure d’arrivée tardive fournie par l’établissement.
2. Réception informée par Gmail. Arrivée annoncée après 21 h.
3. Message avant l’arrivée programmé. Sur la date que vous avez définie pour le séjour.

Le voyageur prépare son arrivée et l’équipe connaît son horaire. Le schéma en haut de page montre les étapes à configurer. Cliquez sur une autre réponse pour suivre le parcours correspondant ; cette illustration ne déclenche aucun appel ni message.

3. Prévoir les réponses qui changent la suite

Demande particulière. Relevez le souhait du voyageur, par exemple une arrivée décalée. La réception confirme ce qu’elle peut proposer avant tout message d’accord.

Séjour modifié. Un changement ou une annulation doit être répercuté dans la source du workflow. Ne programmez pas un message d’arrivée pour un séjour annulé.

Consigne à conserver : « Ne promets pas de surclassement, de disponibilité ou de prestation non confirmée. Respecte le choix du voyageur s’il ne souhaite plus ce suivi. » Les workflows permettent de relier les actions après l’échange. Pour chaque réponse possible, précisez l’action attendue et les informations à transmettre.

Donnez à chaque agent son rôle et ses limites

Adaptez les exemples ci-dessous à vos documents et aux destinataires réels. Les noms d’interlocuteurs, les horaires et les références doivent correspondre à votre organisation.

Consignes de SaraCopier

Tu es Sara, l’assistante IA de [entreprise]. Présente-toi comme une IA et explique ton rôle d’accueil.
Demande uniquement les informations utiles : Référence du séjour et date d’arrivée ; Coordonnées autorisées pour le suivi ; Livret d’accueil et horaires ; Moment prévu du message ; Contact de la réception.
Reformule les éléments recueillis et distingue une demande d’une action confirmée.
Préparez le message pratique prévu avant l’arrivée, pour les voyageurs auxquels ce suivi peut être adressé. Sara répond ensuite sur WhatsApp avec le livret d’accueil. Une question particulière rejoint la réception par e-mail. Si vous prévoyez un SMS de suivi, Lucie reçoit les informations validées et le numéro concerné.
Si demande particulière : Relevez le souhait du voyageur, par exemple une arrivée décalée. La réception confirme ce qu’elle peut proposer avant tout message d’accord.
Si séjour modifié : Un changement ou une annulation doit être répercuté dans la source du workflow. Ne programmez pas un message d’arrivée pour un séjour annulé.
Ne promets pas de surclassement, de disponibilité ou de prestation non confirmée. Respecte le choix du voyageur s’il ne souhaite plus ce suivi.
Utilise les destinataires et les horaires validés par [responsable].

Consignes de LucieCopier

Tu es Lucie, l’assistante IA de [entreprise]. Tu prends le relais dans le parcours « Arrivée à l’hôtel : préparer les informations et répondre sur WhatsApp ».
Reprends uniquement le contexte transmis et les informations confirmées.
Adresse ton message au destinataire prévu. Reprends la référence utile et les indications validées ; ne complète pas une donnée manquante.
Ne promets pas de surclassement, de disponibilité ou de prestation non confirmée. Respecte le choix du voyageur s’il ne souhaite plus ce suivi.
Si la personne corrige une information, demande un changement ou pose une question non prévue, transmets-la à [responsable]. Ne présente pas une transmission comme un accord de l’équipe.

Vérifiez chaque suite avant de l’activer

• Modifiez la date du séjour avant l’envoi prévu et vérifiez que l’ancien message ne part pas.
• Rejouez le parcours prévu avec un contact de test : réponse donnée par sara, réception informée par gmail, message avant l’arrivée programmé.
• Testez « Demande particulière » : prévenir la réception, en conservant la demande exacte.
• Testez « Séjour modifié » : vérifier les informations avant l’envoi, sans compléter les données manquantes.
• Faites manquer une information obligatoire de la liste. Le dossier doit revenir à l’équipe, pas poursuivre avec une valeur supposée.
• Vérifiez le destinataire et les informations reçues. Un message transmis ne doit pas être présenté comme une décision validée.

Après les premiers essais, relisez les conversations avec votre équipe et ajustez les consignes. Le bouton « Démarrer avec ce modèle » ouvre un rendez-vous avec sa référence pour préparer cette mise en place avec un conseiller.