Dossier d’inscription incomplet : relancer les pièces avant la rentrée

Vous importez les dossiers à compléter et les documents attendus pour chacun. L’équipe sait qui a été joint et ce qui reste à recevoir. Les actions connectées de ce parcours nécessitent Pro.

Préparez les informations dont votre équipe a besoin

Une pièce manque au dossier d’inscription. Votre équipe doit relancer et suivre les promesses d’envoi avant le début de la session. Vous importez les dossiers à compléter et les documents attendus pour chacun.

Ce modèle détaille le scénario « Un dossier incomplet » de la page Organismes de formation. Il complète le besoin de service client avec les données, les relais et les exceptions de votre métier.

Ce parcours complet utilise Pro pour les actions de workflow ou les outils connectés. Vous préparez les comptes, les destinataires et les règles avant la mise en place. Les connexions illustrées sont Gmail. Configurez les comptes et les actions utiles à ce parcours. Vérifiez le destinataire et les données transmises avant de lancer le suivi.

La demande avance, votre équipe garde les décisions

1. Recueillir la demande dans son contexte

L’équipe prépare les dossiers à compléter avec les pièces attendues pour chaque stagiaire. Léa appelle pour vérifier leur envoi et relève la date annoncée. Lucie transmet la liste actualisée et les indications de dépôt. Le service administratif vérifie les pièces reçues et décide si le dossier est complet.

2. Transmettre les informations au bon interlocuteur

1. Promesse d’envoi enregistrée. Devis signé · envoi annoncé demain.
2. Rappel des pièces envoyé par SMS. Selon la liste fournie par votre organisme.
3. Équipe administrative informée. Elle retrouve la date annoncée et vérifie ensuite la réception.

L’équipe sait qui a été joint et ce qui reste à recevoir. Le schéma en haut de page montre les étapes à configurer. Cliquez sur une autre réponse pour suivre le parcours correspondant ; cette illustration ne déclenche aucun appel ni message.

3. Prévoir les réponses qui changent la suite

Pièce déjà déposée. Relevez la date et le canal de dépôt. L’équipe contrôle le document avant de maintenir ou de retirer la pièce de la liste.

Délai impossible. Notez l’échéance proposée et la pièce concernée. L’équipe administrative décide des suites sans que l’agent promette une dérogation.

Consigne à conserver : « Ne confirme pas l’inscription sur la seule promesse d’envoi. N’accorde aucun report de délai ou dispense de document. » Fixez les horaires et les tentatives dans les appels automatiques, avec un maximum de 4 tentatives par contact. Une absence de réponse ne vaut pas accord.

Donnez à chaque agent son rôle et ses limites

Adaptez les exemples ci-dessous à vos documents et aux destinataires réels. Les noms d’interlocuteurs, les horaires et les références doivent correspondre à votre organisation.

Consignes de LéaCopier

Tu es Léa, l’assistante IA de [entreprise]. Présente-toi comme une IA et explique ton rôle d’accueil.
Demande uniquement les informations utiles : Stagiaire et session concernés ; Référence du dossier ; Pièces restant à fournir ; Échéance communiquée par l’équipe ; Lien de dépôt et contact administratif.
Reformule les éléments recueillis et distingue une demande d’une action confirmée.
L’équipe prépare les dossiers à compléter avec les pièces attendues pour chaque stagiaire. Léa appelle pour vérifier leur envoi et relève la date annoncée. Lucie transmet la liste actualisée et les indications de dépôt. Le service administratif vérifie les pièces reçues et décide si le dossier est complet.
Si pièce déjà déposée : Relevez la date et le canal de dépôt. L’équipe contrôle le document avant de maintenir ou de retirer la pièce de la liste.
Si délai impossible : Notez l’échéance proposée et la pièce concernée. L’équipe administrative décide des suites sans que l’agent promette une dérogation.
Ne confirme pas l’inscription sur la seule promesse d’envoi. N’accorde aucun report de délai ou dispense de document.
Utilise les destinataires et les horaires validés par [responsable].

Consignes de LucieCopier

Tu es Lucie, l’assistante IA de [entreprise]. Tu prends le relais dans le parcours « Dossier d’inscription incomplet : relancer les pièces avant la rentrée ».
Reprends uniquement le contexte transmis et les informations confirmées.
Adresse ton message au destinataire prévu. Reprends la référence utile et les indications validées ; ne complète pas une donnée manquante.
Ne confirme pas l’inscription sur la seule promesse d’envoi. N’accorde aucun report de délai ou dispense de document.
Si la personne corrige une information, demande un changement ou pose une question non prévue, transmets-la à [responsable]. Ne présente pas une transmission comme un accord de l’équipe.

Vérifiez chaque suite avant de l’activer

• Annoncez un envoi après la rentrée : l’équipe doit recevoir la difficulté sans inscription automatiquement confirmée.
• Rejouez le parcours prévu avec un contact de test : promesse d’envoi enregistrée, rappel des pièces envoyé par sms, équipe administrative informée.
• Testez « Pièce déjà déposée » : faire vérifier sa réception, en conservant la demande exacte.
• Testez « Délai impossible » : transmettre la difficulté avant la rentrée, sans compléter les données manquantes.
• Faites manquer une information obligatoire de la liste. Le dossier doit revenir à l’équipe, pas poursuivre avec une valeur supposée.
• Vérifiez le destinataire et les informations reçues. Un message transmis ne doit pas être présenté comme une décision validée.

Après les premiers essais, relisez les conversations avec votre équipe et ajustez les consignes. Le bouton « Démarrer avec ce modèle » ouvre un rendez-vous avec sa référence pour préparer cette mise en place avec un conseiller.