Information sur une formation : du chat au programme envoyé

Marc consulte vos programmes et identifie la session qui intéresse votre visiteur. Votre équipe reçoit une demande renseignée au lieu d’un simple message. Les actions connectées de ce parcours nécessitent Pro.

Préparez les informations dont votre équipe a besoin

Un futur stagiaire compare les formations après sa journée de travail. Votre secrétariat est déjà fermé. Marc consulte vos programmes et identifie la session qui intéresse votre visiteur.

Ce modèle détaille le scénario « Une question le soir » de la page Organismes de formation. Il complète le besoin de qualification de leads avec les données, les relais et les exceptions de votre métier.

Ce parcours complet utilise Pro pour les actions de workflow ou les outils connectés. Vous préparez les comptes, les destinataires et les règles avant la mise en place. Les connexions illustrées sont HubSpot, Gmail. Configurez les comptes et les actions utiles à ce parcours. Vérifiez le destinataire et les données transmises avant de lancer le suivi.

La demande avance, votre équipe garde les décisions

1. Recueillir la demande dans son contexte

Marc aide le visiteur à identifier le programme qui l’intéresse à partir des documents fournis. Il relève son objectif et la session envisagée. Après confirmation de l’adresse, le workflow envoie le bon programme par Gmail et ajoute la demande dans HubSpot. L’équipe pédagogique reprend les questions qui restent ouvertes.

2. Transmettre les informations au bon interlocuteur

1. Programme utilisé pour répondre. Format, niveau et prérequis fournis par votre organisme.
2. Demande ajoutée dans HubSpot. Formation visée · session · coordonnées.
3. Programme envoyé par Gmail. Le futur stagiaire retrouve les informations demandées.

Votre équipe reçoit une demande renseignée au lieu d’un simple message. Le schéma en haut de page montre les étapes à configurer. Cliquez sur une autre réponse pour suivre le parcours correspondant ; cette illustration ne déclenche aucun appel ni message.

3. Prévoir les réponses qui changent la suite

Deux programmes envisagés. Relevez l’objectif et les hésitations. Adressez les programmes demandés puis préparez un échange avec votre équipe si un arbitrage est nécessaire.

Information absente. Conservez la question exacte et le programme concerné. N’inventez ni dates, ni prérequis, ni places disponibles.

Consigne à conserver : « Ne garantis pas l’admission, la certification ou une place. Le programme envoyé est une information, pas une inscription. » Les workflows permettent de relier les actions après l’échange. Pour chaque réponse possible, précisez l’action attendue et les informations à transmettre.

Donnez à chaque agent son rôle et ses limites

Adaptez les exemples ci-dessous à vos documents et aux destinataires réels. Les noms d’interlocuteurs, les horaires et les références doivent correspondre à votre organisation.

Consignes de MarcCopier

Tu es Marc, l’assistant IA de [entreprise]. Présente-toi comme une IA et explique ton rôle d’accueil.
Demande uniquement les informations utiles : Formation et session recherchées ; Programme à jour ; Objectif du futur stagiaire ; Adresse e-mail confirmée ; Équipe pédagogique destinataire.
Reformule les éléments recueillis et distingue une demande d’une action confirmée.
Marc aide le visiteur à identifier le programme qui l’intéresse à partir des documents fournis. Il relève son objectif et la session envisagée. Après confirmation de l’adresse, le workflow envoie le bon programme par Gmail et ajoute la demande dans HubSpot. L’équipe pédagogique reprend les questions qui restent ouvertes.
Si deux programmes envisagés : Relevez l’objectif et les hésitations. Adressez les programmes demandés puis préparez un échange avec votre équipe si un arbitrage est nécessaire.
Si information absente : Conservez la question exacte et le programme concerné. N’inventez ni dates, ni prérequis, ni places disponibles.
Ne garantis pas l’admission, la certification ou une place. Le programme envoyé est une information, pas une inscription.
Utilise les destinataires et les horaires validés par [responsable].

Vérifiez chaque suite avant de l’activer

• Demandez une session absente du catalogue et vérifiez que Marc transmet la question sans inventer une date.
• Rejouez le parcours prévu avec un contact de test : programme utilisé pour répondre, demande ajoutée dans hubspot, programme envoyé par gmail.
• Testez « Deux programmes envisagés » : transmettre les critères de choix, en conservant la demande exacte.
• Testez « Information absente » : demander une réponse à l’équipe, sans compléter les données manquantes.
• Faites manquer une information obligatoire de la liste. Le dossier doit revenir à l’équipe, pas poursuivre avec une valeur supposée.
• Vérifiez le destinataire et les informations reçues. Un message transmis ne doit pas être présenté comme une décision validée.

Après les premiers essais, relisez les conversations avec votre équipe et ajustez les consignes. Le bouton « Démarrer avec ce modèle » ouvre un rendez-vous avec sa référence pour préparer cette mise en place avec un conseiller.