Ce modèle Starleads combine 2 agents : Léa vérifie la présence à une visite déjà réservée, puis Lucie envoie les informations pratiques par SMS. Les demandes de report rejoignent l’agence ; l’agenda, les workflows et le SMS nécessitent Pro.
Quelles informations préparer pour chaque visite ?
Une visite est réservée, mais votre agence doit encore vérifier la présence et communiquer les renseignements pratiques. Ce modèle part du rendez-vous existant. Il distingue une confirmation, une demande de report et une personne non jointe.
Votre standard téléphonique IA peut accueillir la demande et réserver un créneau avec votre agenda connecté. Le parcours présenté ici commence ensuite, lorsque la visite est enregistrée.
Préparez la campagne d’appels de Léa et la campagne SMS de Lucie. Le workflow relie le résultat de l’appel à l’envoi des détails ou à la transmission d’une demande de changement. Votre liste provient de l’agenda connecté ou des données préparées par votre agence.
| Information | Point à vérifier |
|---|---|
| Référence de visite | Identifier le rendez-vous sans ambiguïté |
| Date, heure et fuseau | Éviter un décalage dans l’appel et le SMS |
| Adresse exacte | Indiquer l’accès utile au visiteur |
| Téléphone du visiteur | Joindre le contact associé à cette visite |
| Responsable de la visite | Orienter les demandes de changement |
| Consignes pratiques | Transmettre uniquement les indications validées |
Avant le lancement, retirez les visites annulées et corrigez celles qui ont changé. Définissez également le moment auquel votre équipe reprend une visite non confirmée. Le modèle ne fixe pas de délai universel avant le rendez-vous.
Quel parcours entre la confirmation et le SMS ?
1. Vérifier la présence avec Léa
Léa se présente comme l’assistante IA de l’agence et rappelle la visite concernée. Elle demande si la personne est toujours disponible. Si la personne ne peut pas parler, sa réponse doit rester distincte d’une confirmation.
La page prise de rendez-vous présente les possibilités de réservation. Ce modèle approfondit le suivi d’une visite déjà prévue pour les équipes de l’immobilier.
2. Séparer les réponses avant de déclencher la suite
Une présence confirmée permet de confier les détails à Lucie. Une demande de report transmet à l’agence les disponibilités indiquées. Une absence de réponse conserve la visite à traiter selon votre procédure.
Dans ce modèle, le responsable convient du nouveau créneau. Léa ne présente pas une disponibilité souhaitée comme une réservation. Une demande d’annulation doit également être transmise explicitement au responsable.
3. Envoyer les informations avec Lucie
Le workflow transmet la date, l’heure, l’adresse et les consignes à la campagne SMS. Lucie reprend ces données sans en déduire un nouvel horaire. L’agence reçoit le résultat de l’appel avec la référence de la visite.
Un message confié à la campagne ne prouve pas la présence future du visiteur. Distinguez la confirmation orale, l’état du suivi et les changements reçus ensuite. Le canal SMS sert à envoyer les détails et à recevoir les demandes qui suivent.
Quelles consignes donner aux deux agents ?
Léa vérifie une information ; Lucie transmet les détails qui ont été confirmés. Vos consignes précisent à qui adresser les changements.
Consignes de LéaTu es Léa, l’assistante IA de [agence]. Tu appelles au sujet de la visite [référence]. Présente-toi comme une IA et rappelle la date et l’heure présentes dans la fiche. Demande si la personne confirme sa présence. Si oui, indique que les informations pratiques lui seront envoyées par SMS selon le suivi prévu. Si elle souhaite un autre créneau, recueille ses disponibilités et transmets-les au responsable. Ne confirme pas une nouvelle réservation. Si elle annule, note sa demande et préviens l’équipe. N’interprète pas une absence de réponse ou une indisponibilité pour parler comme une annulation.
Consignes de LucieTu es Lucie, l’assistante IA par SMS de [agence]. Tu reçois les informations d’une visite confirmée. Message à adapter : « Votre visite avec [agence] est prévue le [date] à [heure], au [adresse]. [Consigne pratique validée]. » Reprends seulement les informations transmises pour la référence [visite]. Si une donnée nécessaire manque, signale-la au responsable au lieu de l’inventer. Si le visiteur demande un report ou une annulation par SMS, transmets la demande selon [procédure de l’agence].
Quels tests effectuer avec l’agence ?
- Confirmez une visite : le SMS doit reprendre la bonne date, le bon horaire et la bonne adresse.
- Demandez un report : le responsable reçoit vos disponibilités, sans nouveau rendez-vous annoncé.
- Annulez pendant l’appel : vérifiez que la demande rejoint la bonne personne.
- Ne répondez pas : la visite reste à confirmer et la règle de suivi s’applique.
- Modifiez une adresse avant le traitement et contrôlez la donnée reprise par Lucie.
- Répondez au SMS avec une demande de changement : vérifiez le relais prévu vers l’agence.
Les premiers retours permettent de préciser les informations pratiques et les règles d’escalade. Les workflows Starleads relient les deux agents et les actions dans vos outils.
Questions sur ce modèle
Léa annule-t-elle la visite si personne ne répond ?
Non. Une absence de réponse laisse la visite à confirmer. L’agence applique sa procédure de suivi ; aucune annulation ne doit être déduite du silence.
Le SMS crée-t-il un nouveau rendez-vous ?
Non. Il reprend les informations de la visite existante. Dans ce modèle, l’agence convient du nouveau créneau lorsqu’un report est demandé.
Que faire si la visite change après la préparation de la campagne ?
Mettez à jour la source et les contacts concernés avant leur traitement. Vérifiez que le message reprend la dernière date et la dernière adresse validées.