Rappeler une demande de démo et confirmer le rendez-vous par SMS

Ce modèle Starleads fait intervenir 2 agents après une demande de démo : Léa précise le besoin et réserve le rendez-vous, puis Lucie confirme par SMS. Le workflow transmet le contexte au commercial dans HubSpot, à partir de Pro.

Pour un éditeur SaaS, la demande de démo vient du formulaire de votre logiciel. Transmettez le besoin exprimé, la taille de l’équipe et l’outil déjà utilisé quand le visiteur les renseigne. Le commercial prépare sa démonstration à partir de ce contexte ; une demande de support suit son propre parcours. Voir les scénarios pour éditeurs SaaS.

Quelles données préparer pour rappeler une demande de démo ?

Une personne vient de demander une démonstration. Vous avez son numéro et quelques informations ; votre commercial doit encore préciser le besoin. Ce parcours relie cet échange à un créneau réellement réservé, puis à une confirmation écrite.

Préparez la campagne d’appels de Léa, la campagne SMS de Lucie et leurs consignes respectives. Connectez l’agenda qui recevra les démonstrations et le compte HubSpot de votre équipe. Le formulaire transmet la demande par webhook, un envoi automatique de données, au workflow d’entrée.

Définissez la règle à appliquer si le formulaire arrive deux fois. Le suivi doit distinguer une nouvelle demande d’un doublon. Les champs absents restent à compléter ; un numéro inutilisable ne doit pas entrer dans la campagne d’appels.

Comment passer du formulaire à une démo confirmée ?

1. Transmettre la demande à Léa

Le workflow reçoit le formulaire et confie le contact à la campagne. Léa appelle sur les plages prévues. Elle annonce qu’elle est une IA, rappelle l’origine de la demande et vérifie que la personne peut échanger.

Elle précise le besoin et l’échéance du projet. Pour organiser votre démarche commerciale au-delà de ce scénario, consultez la qualification de leads.

2. Réserver avant de confirmer

Si la personne souhaite une démo, Léa utilise l’agenda connecté avec les règles que vous avez définies. Le résultat de réservation doit fournir un créneau et une référence. Si aucun créneau ne convient ou si l’action échoue, transmettez la demande à votre commercial.

Un souhait de rappel humain suit une autre branche : l’équipe reçoit les disponibilités demandées. Aucun rendez-vous ni SMS de confirmation ne doit être créé à partir d’une simple intention.

3. Confier le SMS à Lucie et le contexte au commercial

Après l’appel, le workflow vérifie que le rendez-vous existe. Il transmet à Lucie les données de la réservation. Le SMS reprend la date, l’heure et le lien de la démo ; le besoin et l’échéance rejoignent la fiche HubSpot.

Ce relais passe par les workflows. Les horaires et les tentatives se règlent dans les campagnes d’appels automatiques. Le parcours complet nécessite Pro.

Quelles consignes donner à Léa et à Lucie ?

Adaptez séparément les consignes de chaque agent. Léa conduit la conversation ; Lucie reçoit les informations à confirmer. La transmission entre elles se configure dans le workflow.

Consignes de LéaCopier

Tu es Léa, l’assistante IA de [entreprise]. Tu rappelles une demande de démo reçue via [formulaire].
Présente-toi comme une IA et vérifie la disponibilité de la personne.
Reprends les informations déjà reçues. Demande quel besoin elle souhaite couvrir et à quelle échéance.
Si elle souhaite une démo, utilise [agenda] selon [durée, horaires et conseiller].
Ne confirme le rendez-vous que si la réservation a réussi. Conserve sa référence, son horaire et son lien.
Si elle préfère un rappel humain, relève sa disponibilité et transmets la demande au commercial.
Si elle refuse de poursuivre, respecte son choix. N’invente aucune information manquante.

Consignes de LucieCopier

Tu es Lucie, l’assistante IA par SMS de [entreprise]. Tu reçois un rendez-vous déjà réservé.
Confirme uniquement la date, l’heure et le lien transmis par le workflow.
Message à adapter : « Votre démo avec [entreprise] est prévue le [date] à [heure]. Pour la rejoindre : [lien]. »
Si la référence, la date ou le lien manque, ne présente pas la réservation comme confirmée et signale le problème à l’équipe.
Si la personne demande un changement, transmets sa demande selon [procédure de suivi].

Que tester avant de recevoir de vrais leads ?

• Envoyez une demande complète, puis une sans téléphone : seule la première peut être appelée.
• Envoyez deux fois le même formulaire et vérifiez la règle de rapprochement dans le CRM.
• Réservez une démo de test : le SMS doit reprendre exactement le résultat de l’agenda.
• Simulez un agenda indisponible : aucun message ne doit annoncer une réservation réussie.
• Demandez un rappel humain, puis refusez la démo : les branches et les destinataires doivent différer.
• Vérifiez que le résumé est associé à la bonne fiche et que l’équipe retrouve les informations non recueillies.

Au lancement, comparez les appels, les rendez-vous et les messages envoyés. Une date imprécise dans la conversation ne doit pas devenir un créneau confirmé. La page prise de rendez-vous présente les autres façons d’organiser les réservations avec vos agents.