Orientation des appels immobiliers : transaction, location ou syndic

Léa identifie le motif avant de transférer vers la gestion locative, le syndic ou la transaction. Le locataire rejoint directement le service concerné. Les actions connectées de ce parcours nécessitent Pro.

Préparez les informations dont votre équipe a besoin

Transaction, gestion locative, syndic : les appelants ne savent pas toujours quel service joindre et répètent leur demande. Léa identifie le motif avant de transférer vers la gestion locative, le syndic ou la transaction.

Ce modèle détaille le scénario « Le bon service » de la page Immobilier et syndic. Il complète le besoin de standard téléphonique ia avec les données, les relais et les exceptions de votre métier.

Ce parcours complet utilise Pro pour les actions de workflow ou les outils connectés. Vous préparez les comptes, les destinataires et les règles avant la mise en place. Les connexions illustrées sont HubSpot, Gmail. Configurez les comptes et les actions utiles à ce parcours. Vérifiez le destinataire et les données transmises avant de lancer le suivi.

La demande avance, votre équipe garde les décisions

1. Recueillir la demande dans son contexte

Écrivez une règle par motif : recherche d’un bien, gestion d’un logement ou question de copropriété. Léa pose une question de précision si plusieurs services conviennent. Le transfert utilise le numéro de ce service ; le résumé et la référence du bien sont conservés pour la reprise.

2. Transmettre les informations au bon interlocuteur

1. Transfert à la gestion locative. Vers le numéro prévu par l’agence.
2. Motif conservé dans HubSpot. Quittance · logement · coordonnées recueillies.
3. Résumé transmis à l’équipe. Compte rendu de l’échange avec Léa.

Le locataire rejoint directement le service concerné. Le schéma en haut de page montre les étapes à configurer. Cliquez sur une autre réponse pour suivre le parcours correspondant ; cette illustration ne déclenche aucun appel ni message.

3. Prévoir les réponses qui changent la suite

Plusieurs sujets. Relevez les deux demandes et appliquez l’ordre prévu par l’agence. Le résumé doit conserver le sujet qui reste à traiter.

Service fermé. Recueillez les coordonnées et la disponibilité, puis transmettez le message. Ne transférez pas en boucle vers une ligne fermée.

Consigne à conserver : « N’utilise que les numéros définis par l’agence. Ne communique aucune information sur un dossier sur la seule base d’un nom. » Les workflows permettent de relier les actions après l’échange. Pour chaque réponse possible, précisez l’action attendue et les informations à transmettre.

Donnez à chaque agent son rôle et ses limites

Adaptez les exemples ci-dessous à vos documents et aux destinataires réels. Les noms d’interlocuteurs, les horaires et les références doivent correspondre à votre organisation.

Consignes de LéaCopier

Tu es Léa, l’assistante IA de [entreprise]. Présente-toi comme une IA et explique ton rôle d’accueil.
Demande uniquement les informations utiles : Motif exprimé par l’appelant ; Bien ou résidence concernée ; Statut locataire, copropriétaire ou acquéreur ; Service et numéro destinataires ; Horaires et consigne sans réponse.
Reformule les éléments recueillis et distingue une demande d’une action confirmée.
Écrivez une règle par motif : recherche d’un bien, gestion d’un logement ou question de copropriété. Léa pose une question de précision si plusieurs services conviennent. Le transfert utilise le numéro de ce service ; le résumé et la référence du bien sont conservés pour la reprise.
Si plusieurs sujets : Relevez les deux demandes et appliquez l’ordre prévu par l’agence. Le résumé doit conserver le sujet qui reste à traiter.
Si service fermé : Recueillez les coordonnées et la disponibilité, puis transmettez le message. Ne transférez pas en boucle vers une ligne fermée.
N’utilise que les numéros définis par l’agence. Ne communique aucune information sur un dossier sur la seule base d’un nom.
Utilise les destinataires et les horaires validés par [responsable].

Vérifiez chaque suite avant de l’activer

• Testez une demande qui combine un loyer et un problème de copropriété : les deux motifs doivent suivre le transfert.
• Rejouez le parcours prévu avec un contact de test : transfert à la gestion locative, motif conservé dans hubspot, résumé transmis à l’équipe.
• Testez « Plusieurs sujets » : choisir le premier interlocuteur, en conservant la demande exacte.
• Testez « Service fermé » : préparer le rappel du service, sans compléter les données manquantes.
• Faites manquer une information obligatoire de la liste. Le dossier doit revenir à l’équipe, pas poursuivre avec une valeur supposée.
• Vérifiez le destinataire et les informations reçues. Un message transmis ne doit pas être présenté comme une décision validée.

Après les premiers essais, relisez les conversations avec votre équipe et ajustez les consignes. Le bouton « Démarrer avec ce modèle » ouvre un rendez-vous avec sa référence pour préparer cette mise en place avec un conseiller.