Signalement en copropriété : recueillir l’incident et joindre l’astreinte

Léa relève la résidence et la nature du problème, puis applique vos consignes de transfert. Le gestionnaire évalue la situation et décide de l’intervention. Les actions connectées de ce parcours nécessitent Pro.

Préparez les informations dont votre équipe a besoin

Un copropriétaire signale une fuite quand le bureau est fermé. Il faut recueillir l’adresse et joindre l’astreinte prévue. Léa relève la résidence et la nature du problème, puis applique vos consignes de transfert.

Ce modèle détaille le scénario « Un incident à signaler » de la page Immobilier et syndic. Il complète le besoin de standard téléphonique ia avec les données, les relais et les exceptions de votre métier.

Ce parcours complet utilise Pro pour les actions de workflow ou les outils connectés. Vous préparez les comptes, les destinataires et les règles avant la mise en place. Les connexions illustrées sont Gmail. Configurez les comptes et les actions utiles à ce parcours. Vérifiez le destinataire et les données transmises avant de lancer le suivi.

La demande avance, votre équipe garde les décisions

1. Recueillir la demande dans son contexte

Définissez les motifs qui justifient un transfert à votre gestionnaire. Léa relève le lieu et les faits, puis applique cette règle. Lucie peut transmettre une alerte au contact interne prévu, avec la résidence et le numéro de rappel. Le compte rendu permet au gestionnaire de décider de la suite.

2. Transmettre les informations au bon interlocuteur

1. Appel transféré à l’astreinte. Vers le numéro défini pour ce type d’incident.
2. Gestionnaire alerté par SMS. Résidence · bâtiment · incident recueilli.
3. Compte rendu envoyé par Gmail. La demande reste accessible à l’équipe du syndic.

Le gestionnaire évalue la situation et décide de l’intervention. Le schéma en haut de page montre les étapes à configurer. Cliquez sur une autre réponse pour suivre le parcours correspondant ; cette illustration ne déclenche aucun appel ni message.

3. Prévoir les réponses qui changent la suite

Astreinte indisponible. Utilisez le destinataire de secours défini par le syndic. Si personne ne répond, conservez le signalement et annoncez uniquement sa transmission.

Adresse imprécise. Demandez la résidence, le bâtiment ou un repère utile. Une adresse incertaine reste signalée comme telle au gestionnaire.

Consigne à conserver : « Ne diagnostique pas l’incident et ne promets pas de délai d’intervention. Applique les consignes d’urgence fournies par le syndic. » Les workflows permettent de relier les actions après l’échange. Pour chaque réponse possible, précisez l’action attendue et les informations à transmettre.

Donnez à chaque agent son rôle et ses limites

Adaptez les exemples ci-dessous à vos documents et aux destinataires réels. Les noms d’interlocuteurs, les horaires et les références doivent correspondre à votre organisation.

Consignes de LéaCopier

Tu es Léa, l’assistante IA de [entreprise]. Présente-toi comme une IA et explique ton rôle d’accueil.
Demande uniquement les informations utiles : Résidence et adresse précise ; Bâtiment, étage et lieu concerné ; Faits décrits par l’appelant ; Coordonnées de rappel ; Numéro et plages de l’astreinte.
Reformule les éléments recueillis et distingue une demande d’une action confirmée.
Définissez les motifs qui justifient un transfert à votre gestionnaire. Léa relève le lieu et les faits, puis applique cette règle. Lucie peut transmettre une alerte au contact interne prévu, avec la résidence et le numéro de rappel. Le compte rendu permet au gestionnaire de décider de la suite.
Si astreinte indisponible : Utilisez le destinataire de secours défini par le syndic. Si personne ne répond, conservez le signalement et annoncez uniquement sa transmission.
Si adresse imprécise : Demandez la résidence, le bâtiment ou un repère utile. Une adresse incertaine reste signalée comme telle au gestionnaire.
Ne diagnostique pas l’incident et ne promets pas de délai d’intervention. Applique les consignes d’urgence fournies par le syndic.
Utilise les destinataires et les horaires validés par [responsable].

Consignes de LucieCopier

Tu es Lucie, l’assistante IA de [entreprise]. Tu prends le relais dans le parcours « Signalement en copropriété : recueillir l’incident et joindre l’astreinte ».
Reprends uniquement le contexte transmis et les informations confirmées.
Adresse ton message au destinataire prévu. Reprends la référence utile et les indications validées ; ne complète pas une donnée manquante.
Ne diagnostique pas l’incident et ne promets pas de délai d’intervention. Applique les consignes d’urgence fournies par le syndic.
Si la personne corrige une information, demande un changement ou pose une question non prévue, transmets-la à [responsable]. Ne présente pas une transmission comme un accord de l’équipe.

Vérifiez chaque suite avant de l’activer

• Faites un signalement après fermeture puis rendez le numéro d’astreinte indisponible pour contrôler le relais de secours.
• Rejouez le parcours prévu avec un contact de test : appel transféré à l’astreinte, gestionnaire alerté par sms, compte rendu envoyé par gmail.
• Testez « Astreinte indisponible » : appliquer le relais prévu, en conservant la demande exacte.
• Testez « Adresse imprécise » : localiser avant de transmettre, sans compléter les données manquantes.
• Faites manquer une information obligatoire de la liste. Le dossier doit revenir à l’équipe, pas poursuivre avec une valeur supposée.
• Vérifiez le destinataire et les informations reçues. Un message transmis ne doit pas être présenté comme une décision validée.

Après les premiers essais, relisez les conversations avec votre équipe et ajustez les consignes. Le bouton « Démarrer avec ce modèle » ouvre un rendez-vous avec sa référence pour préparer cette mise en place avec un conseiller.