Réservation de visite immobilière : du premier appel au SMS

Léa renseigne l’acquéreur avec la fiche du bien et consulte l’agenda connecté de l’agence. Le conseiller poursuit sa visite et retrouve la suivante dans son agenda. Les actions connectées de ce parcours nécessitent Pro.

Préparez les informations dont votre équipe a besoin

Vous accompagnez un acquéreur. Un autre appelle pour un bien : interrompre la visite ou le rappeler plus tard complique l’accueil. Léa renseigne l’acquéreur avec la fiche du bien et consulte l’agenda connecté de l’agence.

Ce modèle détaille le scénario « Pendant une visite » de la page Immobilier et syndic. Il complète le besoin de prise de rendez-vous avec les données, les relais et les exceptions de votre métier.

Ce parcours complet utilise Pro pour les actions de workflow ou les outils connectés. Vous préparez les comptes, les destinataires et les règles avant la mise en place. Les connexions illustrées sont Cal.com, HubSpot, Gmail. Configurez les comptes et les actions utiles à ce parcours. Vérifiez le destinataire et les données transmises avant de lancer le suivi.

La demande avance, votre équipe garde les décisions

1. Recueillir la demande dans son contexte

Reliez chaque bien à sa fiche et à l’agenda de la bonne agence. Léa répond sur les caractéristiques documentées, puis propose les créneaux disponibles. La réservation doit être confirmée par l’agenda avant de confier l’adresse et l’horaire à Lucie. Le projet et la référence du bien rejoignent HubSpot pour préparer la visite.

2. Transmettre les informations au bon interlocuteur

1. Visite réservée dans Cal.com. Samedi · 10 h · créneau de l’agence.
2. Projet ajouté dans HubSpot. Bien concerné · projet d’achat · coordonnées.
3. Confirmation et résumé envoyés. Lucie confirme par SMS ; Gmail transmet le projet au conseiller.

Le conseiller poursuit sa visite et retrouve la suivante dans son agenda. Le schéma en haut de page montre les étapes à configurer. Cliquez sur une autre réponse pour suivre le parcours correspondant ; cette illustration ne déclenche aucun appel ni message.

3. Prévoir les réponses qui changent la suite

Aucun créneau. Recueillez les disponibilités souhaitées et la référence du bien. Transmettez la demande à l’agence sans annoncer de réservation.

Bien non identifié. Demandez le lien ou la référence de l’annonce. Si le bien reste inconnu, transmettez la recherche à l’agence sans utiliser une autre fiche.

Consigne à conserver : « Ne confirme ni disponibilité du bien ni créneau sans information issue de la fiche et de l’agenda. Ne donne pas de code d’accès absent des consignes. » Les workflows permettent de relier les actions après l’échange. Pour chaque réponse possible, précisez l’action attendue et les informations à transmettre.

Donnez à chaque agent son rôle et ses limites

Adaptez les exemples ci-dessous à vos documents et aux destinataires réels. Les noms d’interlocuteurs, les horaires et les références doivent correspondre à votre organisation.

Consignes de LéaCopier

Tu es Léa, l’assistante IA de [entreprise]. Présente-toi comme une IA et explique ton rôle d’accueil.
Demande uniquement les informations utiles : Référence et fiche du bien ; Nom et téléphone du visiteur ; Projet et disponibilités ; Agenda et durée des visites ; Adresse et consignes d’accès.
Reformule les éléments recueillis et distingue une demande d’une action confirmée.
Reliez chaque bien à sa fiche et à l’agenda de la bonne agence. Léa répond sur les caractéristiques documentées, puis propose les créneaux disponibles. La réservation doit être confirmée par l’agenda avant de confier l’adresse et l’horaire à Lucie. Le projet et la référence du bien rejoignent HubSpot pour préparer la visite.
Si aucun créneau : Recueillez les disponibilités souhaitées et la référence du bien. Transmettez la demande à l’agence sans annoncer de réservation.
Si bien non identifié : Demandez le lien ou la référence de l’annonce. Si le bien reste inconnu, transmettez la recherche à l’agence sans utiliser une autre fiche.
Ne confirme ni disponibilité du bien ni créneau sans information issue de la fiche et de l’agenda. Ne donne pas de code d’accès absent des consignes.
Utilise les destinataires et les horaires validés par [responsable].

Consignes de LucieCopier

Tu es Lucie, l’assistante IA de [entreprise]. Tu prends le relais dans le parcours « Réservation de visite immobilière : du premier appel au SMS ».
Reprends uniquement le contexte transmis et les informations confirmées.
Adresse ton message au destinataire prévu. Reprends la référence utile et les indications validées ; ne complète pas une donnée manquante.
Ne confirme ni disponibilité du bien ni créneau sans information issue de la fiche et de l’agenda. Ne donne pas de code d’accès absent des consignes.
Si la personne corrige une information, demande un changement ou pose une question non prévue, transmets-la à [responsable]. Ne présente pas une transmission comme un accord de l’équipe.

Vérifiez chaque suite avant de l’activer

• Proposez deux biens avec des adresses différentes et vérifiez que le SMS reprend uniquement celui de la visite réservée.
• Rejouez le parcours prévu avec un contact de test : visite réservée dans cal.com, projet ajouté dans hubspot, confirmation et résumé envoyés.
• Testez « Aucun créneau » : l’agence propose une autre possibilité, en conservant la demande exacte.
• Testez « Bien non identifié » : retrouver la bonne annonce, sans compléter les données manquantes.
• Faites manquer une information obligatoire de la liste. Le dossier doit revenir à l’équipe, pas poursuivre avec une valeur supposée.
• Vérifiez le destinataire et les informations reçues. Un message transmis ne doit pas être présenté comme une décision validée.

Après les premiers essais, relisez les conversations avec votre équipe et ajustez les consignes. Le bouton « Démarrer avec ce modèle » ouvre un rendez-vous avec sa référence pour préparer cette mise en place avec un conseiller.