Accueil en période fiscale : transmettre les demandes au bon collaborateur

Léa identifie le client, le dossier et le motif de l’appel avant d’appliquer vos règles. Votre collaboratrice reprend la demande qui relève de son dossier. Les actions connectées de ce parcours nécessitent Pro.

Préparez les informations dont votre équipe a besoin

Les collaborateurs travaillent sur leurs échéances. Chaque appel interrompt un dossier, même quand il suffit d’identifier le bon interlocuteur. Léa identifie le client, le dossier et le motif de l’appel avant d’appliquer vos règles.

Ce modèle détaille le scénario « En période fiscale » de la page Cabinets comptables. Il complète le besoin de standard téléphonique ia avec les données, les relais et les exceptions de votre métier.

Ce parcours complet utilise Pro pour les actions de workflow ou les outils connectés. Vous préparez les comptes, les destinataires et les règles avant la mise en place. Les connexions illustrées sont Gmail. Configurez les comptes et les actions utiles à ce parcours. Vérifiez le destinataire et les données transmises avant de lancer le suivi.

La demande avance, votre équipe garde les décisions

1. Recueillir la demande dans son contexte

Préparez les consignes d’accueil pour les échéances fiscales et les absences de vos collaborateurs. Léa identifie l’entreprise et la demande avant de transférer. Le résumé distingue ce que le client affirme de ce qui a été vérifié par le cabinet. Un délai déclaré urgent n’est pas une priorité calculée par l’agent.

2. Transmettre les informations au bon interlocuteur

1. Appel transféré au cabinet. Vers le collaborateur désigné dans les consignes.
2. Motif relevé dans Starleads. Entreprise · dossier · question du client.
3. Résumé envoyé par Gmail. Le cabinet conserve l’échange recueilli par Léa.

Votre collaboratrice reprend la demande qui relève de son dossier. Le schéma en haut de page montre les étapes à configurer. Cliquez sur une autre réponse pour suivre le parcours correspondant ; cette illustration ne déclenche aucun appel ni message.

3. Prévoir les réponses qui changent la suite

Collaborateur occupé. Notez le motif, l’échéance exprimée et les disponibilités du client. Adressez le compte rendu au responsable prévu par le cabinet.

Dossier non reconnu. Recueillez le nom de l’entreprise et les coordonnées. Ne consultez ni ne communiquez les données d’un dossier ressemblant.

Consigne à conserver : « Ne donne pas de conseil fiscal et ne confirme pas qu’une déclaration est déposée. Transmets les échéances telles que le client les annonce. » Les workflows permettent de relier les actions après l’échange. Pour chaque réponse possible, précisez l’action attendue et les informations à transmettre.

Donnez à chaque agent son rôle et ses limites

Adaptez les exemples ci-dessous à vos documents et aux destinataires réels. Les noms d’interlocuteurs, les horaires et les références doivent correspondre à votre organisation.

Consignes de LéaCopier

Tu es Léa, l’assistante IA de [entreprise]. Présente-toi comme une IA et explique ton rôle d’accueil.
Demande uniquement les informations utiles : Nom et entreprise du client ; Référence du dossier si connue ; Motif et échéance annoncée ; Collaborateur responsable ; Numéro de transfert et horaires.
Reformule les éléments recueillis et distingue une demande d’une action confirmée.
Préparez les consignes d’accueil pour les échéances fiscales et les absences de vos collaborateurs. Léa identifie l’entreprise et la demande avant de transférer. Le résumé distingue ce que le client affirme de ce qui a été vérifié par le cabinet. Un délai déclaré urgent n’est pas une priorité calculée par l’agent.
Si collaborateur occupé : Notez le motif, l’échéance exprimée et les disponibilités du client. Adressez le compte rendu au responsable prévu par le cabinet.
Si dossier non reconnu : Recueillez le nom de l’entreprise et les coordonnées. Ne consultez ni ne communiquez les données d’un dossier ressemblant.
Ne donne pas de conseil fiscal et ne confirme pas qu’une déclaration est déposée. Transmets les échéances telles que le client les annonce.
Utilise les destinataires et les horaires validés par [responsable].

Vérifiez chaque suite avant de l’activer

• Faites appeler deux entreprises aux noms proches : chaque message doit rester rattaché au bon interlocuteur.
• Rejouez le parcours prévu avec un contact de test : appel transféré au cabinet, motif relevé dans starleads, résumé envoyé par gmail.
• Testez « Collaborateur occupé » : préparer son rappel, en conservant la demande exacte.
• Testez « Dossier non reconnu » : faire vérifier le rattachement, sans compléter les données manquantes.
• Faites manquer une information obligatoire de la liste. Le dossier doit revenir à l’équipe, pas poursuivre avec une valeur supposée.
• Vérifiez le destinataire et les informations reçues. Un message transmis ne doit pas être présenté comme une décision validée.

Après les premiers essais, relisez les conversations avec votre équipe et ajustez les consignes. Le bouton « Démarrer avec ce modèle » ouvre un rendez-vous avec sa référence pour préparer cette mise en place avec un conseiller.