Premier rendez-vous comptable : du projet sur le chat à l’agenda

Marc recueille le projet sur votre site et propose un rendez-vous. L’associé retrouve ces informations pour préparer l’entretien. Les actions connectées de ce parcours nécessitent Pro.

Préparez les informations dont votre équipe a besoin

Un créateur d’entreprise cherche un cabinet à l’heure du déjeuner. Il faut recueillir son besoin et organiser un premier échange. Marc recueille le projet sur le site et propose un échange avec un associé.

Ce modèle détaille le scénario « Un nouveau dossier » de la page Cabinets comptables. Il complète le besoin de qualification de leads avec les données, les relais et les exceptions de votre métier.

Ce parcours complet utilise Pro pour les actions de workflow ou les outils connectés. Vous préparez les comptes, les destinataires et les règles avant la mise en place. Les connexions illustrées sont Outlook Calendar, Gmail. Configurez les comptes et les actions utiles à ce parcours. Vérifiez le destinataire et les données transmises avant de lancer le suivi.

La demande avance, votre équipe garde les décisions

1. Recueillir la demande dans son contexte

Marc accueille le créateur sur le site du cabinet. Il distingue un projet encore à l’étude d’une entreprise déjà créée et relève la question principale. Il propose un échange selon les disponibilités de l’agenda connecté. L’associé reçoit le contexte pour préparer ce premier rendez-vous.

2. Transmettre les informations au bon interlocuteur

1. Rendez-vous réservé dans Outlook. Mardi · 14 h · agenda de l’associé.
2. Résumé envoyé au cabinet. Activité · calendrier · coordonnées.
3. Confirmation envoyée au contact. Date et informations pratiques du rendez-vous.

L’associé prépare le premier échange à partir du projet recueilli. Le schéma en haut de page montre les étapes à configurer. Cliquez sur une autre réponse pour suivre le parcours correspondant ; cette illustration ne déclenche aucun appel ni message.

3. Prévoir les réponses qui changent la suite

Projet encore imprécis. Relevez ce que la personne sait déjà et les points à clarifier. L’associé décidera de l’accompagnement adapté pendant l’entretien.

Aucun créneau disponible. Conservez les jours proposés et le besoin. Le cabinet reprend la demande ; aucun rendez-vous n’est annoncé comme réservé.

Consigne à conserver : « Ne recommande pas de forme juridique ou de régime fiscal. Ne promets pas de tarif absent des documents du cabinet. » Les workflows permettent de relier les actions après l’échange. Pour chaque réponse possible, précisez l’action attendue et les informations à transmettre.

Donnez à chaque agent son rôle et ses limites

Adaptez les exemples ci-dessous à vos documents et aux destinataires réels. Les noms d’interlocuteurs, les horaires et les références doivent correspondre à votre organisation.

Consignes de MarcCopier

Tu es Marc, l’assistant IA de [entreprise]. Présente-toi comme une IA et explique ton rôle d’accueil.
Demande uniquement les informations utiles : Nom et coordonnées du créateur ; Activité et stade du projet ; Date envisagée de création ; Besoin exprimé ; Agenda Outlook et associé destinataire.
Reformule les éléments recueillis et distingue une demande d’une action confirmée.
Marc accueille le créateur sur le site du cabinet. Il distingue un projet encore à l’étude d’une entreprise déjà créée et relève la question principale. Il propose un échange selon les disponibilités de l’agenda connecté. L’associé reçoit le contexte pour préparer ce premier rendez-vous.
Si projet encore imprécis : Relevez ce que la personne sait déjà et les points à clarifier. L’associé décidera de l’accompagnement adapté pendant l’entretien.
Si aucun créneau disponible : Conservez les jours proposés et le besoin. Le cabinet reprend la demande ; aucun rendez-vous n’est annoncé comme réservé.
Ne recommande pas de forme juridique ou de régime fiscal. Ne promets pas de tarif absent des documents du cabinet.
Utilise les destinataires et les horaires validés par [responsable].

Vérifiez chaque suite avant de l’activer

• Posez une question sur le choix de statut : Marc doit préparer l’échange avec l’associé, sans rendre de conseil fiscal.
• Rejouez le parcours prévu avec un contact de test : rendez-vous réservé dans outlook, résumé envoyé au cabinet, confirmation envoyée au contact.
• Testez « Projet encore imprécis » : préparer un échange exploratoire, en conservant la demande exacte.
• Testez « Aucun créneau disponible » : transmettre les disponibilités souhaitées, sans compléter les données manquantes.
• Faites manquer une information obligatoire de la liste. Le dossier doit revenir à l’équipe, pas poursuivre avec une valeur supposée.
• Vérifiez le destinataire et les informations reçues. Un message transmis ne doit pas être présenté comme une décision validée.

Après les premiers essais, relisez les conversations avec votre équipe et ajustez les consignes. Le bouton « Démarrer avec ce modèle » ouvre un rendez-vous avec sa référence pour préparer cette mise en place avec un conseiller.