Relance des pièces comptables : appel, liste par SMS et date promise

La campagne reprend, pour chaque dossier, la liste des documents que vous attendez. Le cabinet retrouve les réponses et les dates d’envoi annoncées, puis vérifie les pièces reçues. Les actions connectées de ce parcours nécessitent Pro.

Préparez les informations dont votre équipe a besoin

Les justificatifs n’arrivent pas. Votre équipe doit relancer les clients et noter quand ils prévoient de les envoyer. La campagne reprend, pour chaque dossier, la liste des documents que vous attendez.

Ce modèle détaille le scénario « Des pièces manquantes » de la page Cabinets comptables. Il complète le besoin de service client avec les données, les relais et les exceptions de votre métier.

Ce parcours complet utilise Pro pour les actions de workflow ou les outils connectés. Vous préparez les comptes, les destinataires et les règles avant la mise en place. Les connexions illustrées sont Gmail. Configurez les comptes et les actions utiles à ce parcours. Vérifiez le destinataire et les données transmises avant de lancer le suivi.

La demande avance, votre équipe garde les décisions

1. Recueillir la demande dans son contexte

Importez les dossiers à relancer avec leur liste de pièces réellement manquantes. Léa vérifie si le client peut les transmettre et note la date annoncée. Lucie reprend la liste et le lien de dépôt approuvé dans son SMS. Le collaborateur distingue une promesse d’envoi d’une pièce effectivement reçue.

2. Transmettre les informations au bon interlocuteur

1. Date promise enregistrée. Envoi annoncé vendredi · pièces encore attendues.
2. Liste envoyée par Lucie. Les documents demandés sont rappelés par écrit.
3. Collaborateur informé par Gmail. Il voit ce que le client a promis et pour quand.

Le cabinet retrouve les réponses et les dates d’envoi annoncées, puis vérifie les pièces reçues. Le schéma en haut de page montre les étapes à configurer. Cliquez sur une autre réponse pour suivre le parcours correspondant ; cette illustration ne déclenche aucun appel ni message.

3. Prévoir les réponses qui changent la suite

Pièces déjà envoyées. Relevez la date et le canal d’envoi annoncés. Suspendez la suite de ce parcours pour ce dossier en attendant la vérification du collaborateur.

Liste contestée. Transmettez la pièce contestée et l’explication du client. N’envoyez pas une liste présentée comme définitive si elle doit être vérifiée.

Consigne à conserver : « Ne marque aucune pièce comme reçue sur une simple promesse. Ne demande pas de mot de passe ni l’envoi de justificatifs sensibles par SMS. » Fixez les horaires et les tentatives dans les appels automatiques, avec un maximum de 4 tentatives par contact. Une absence de réponse ne vaut pas accord.

Donnez à chaque agent son rôle et ses limites

Adaptez les exemples ci-dessous à vos documents et aux destinataires réels. Les noms d’interlocuteurs, les horaires et les références doivent correspondre à votre organisation.

Consignes de LéaCopier

Tu es Léa, l’assistante IA de [entreprise]. Présente-toi comme une IA et explique ton rôle d’accueil.
Demande uniquement les informations utiles : Client et référence du dossier ; Période comptable concernée ; Liste actualisée des pièces attendues ; Lien de dépôt validé ; Collaborateur et date limite de suivi.
Reformule les éléments recueillis et distingue une demande d’une action confirmée.
Importez les dossiers à relancer avec leur liste de pièces réellement manquantes. Léa vérifie si le client peut les transmettre et note la date annoncée. Lucie reprend la liste et le lien de dépôt approuvé dans son SMS. Le collaborateur distingue une promesse d’envoi d’une pièce effectivement reçue.
Si pièces déjà envoyées : Relevez la date et le canal d’envoi annoncés. Suspendez la suite de ce parcours pour ce dossier en attendant la vérification du collaborateur.
Si liste contestée : Transmettez la pièce contestée et l’explication du client. N’envoyez pas une liste présentée comme définitive si elle doit être vérifiée.
Ne marque aucune pièce comme reçue sur une simple promesse. Ne demande pas de mot de passe ni l’envoi de justificatifs sensibles par SMS.
Utilise les destinataires et les horaires validés par [responsable].

Consignes de LucieCopier

Tu es Lucie, l’assistante IA de [entreprise]. Tu prends le relais dans le parcours « Relance des pièces comptables : appel, liste par SMS et date promise ».
Reprends uniquement le contexte transmis et les informations confirmées.
Adresse ton message au destinataire prévu. Reprends la référence utile et les indications validées ; ne complète pas une donnée manquante.
Ne marque aucune pièce comme reçue sur une simple promesse. Ne demande pas de mot de passe ni l’envoi de justificatifs sensibles par SMS.
Si la personne corrige une information, demande un changement ou pose une question non prévue, transmets-la à [responsable]. Ne présente pas une transmission comme un accord de l’équipe.

Vérifiez chaque suite avant de l’activer

• Annoncez que les documents ont déjà été envoyés : le cabinet doit recevoir une demande de vérification, pas une nouvelle relance identique.
• Rejouez le parcours prévu avec un contact de test : date promise enregistrée, liste envoyée par lucie, collaborateur informé par gmail.
• Testez « Pièces déjà envoyées » : demander une vérification au cabinet, en conservant la demande exacte.
• Testez « Liste contestée » : faire corriger la demande, sans compléter les données manquantes.
• Faites manquer une information obligatoire de la liste. Le dossier doit revenir à l’équipe, pas poursuivre avec une valeur supposée.
• Vérifiez le destinataire et les informations reçues. Un message transmis ne doit pas être présenté comme une décision validée.

Après les premiers essais, relisez les conversations avec votre équipe et ajustez les consignes. Le bouton « Démarrer avec ce modèle » ouvre un rendez-vous avec sa référence pour préparer cette mise en place avec un conseiller.