Transfert vers un cabinet d’avocats : appliquer les motifs et les horaires prévus

Vous définissez les situations à transférer et le numéro à joindre pendant les absences. L’interlocuteur du cabinet prend la suite de l’échange. L’accueil décrit est disponible dès Starter.

Préparez les informations dont votre équipe a besoin

Certains motifs doivent joindre un interlocuteur du cabinet immédiatement. Une messagerie ne permet pas ce relais. Vous définissez les situations à transférer et le numéro à joindre pendant les absences.

Ce modèle détaille le scénario « Le relais vers le cabinet » de la page Cabinets d’avocats. Il complète le besoin de standard téléphonique ia avec les données, les relais et les exceptions de votre métier.

Ce parcours d’accueil est accessible dès Starter. Un envoi externe ou un relais automatique ajouté à votre configuration nécessite Pro. Le parcours utilise les consignes et les informations de votre équipe. Un transfert téléphonique suit les numéros définis ; une décision humaine reste une étape de votre procédure.

La demande avance, votre équipe garde les décisions

1. Recueillir la demande dans son contexte

Écrivez les motifs qui conduisent à un transfert en direct et les horaires de chaque numéro. Léa recueille les éléments d’accueil, puis applique ces règles. Un motif non prévu devient un message à reprendre ; il ne déclenche pas un transfert vers un numéro choisi par l’agent.

2. Transmettre les informations au bon interlocuteur

1. Motif recueilli. Nom · coordonnées · demande exprimée.
2. Appel transféré au cabinet. Selon le motif et le numéro inscrits dans vos consignes.

L’interlocuteur du cabinet prend la suite de l’échange. Le schéma en haut de page montre les étapes à configurer. Cliquez sur une autre réponse pour suivre le parcours correspondant ; cette illustration ne déclenche aucun appel ni message.

3. Prévoir les réponses qui changent la suite

Destinataire absent. Recueillez le numéro de rappel et la disponibilité souhaitée. Appliquez le repli prévu sans répéter le transfert vers une ligne indisponible.

Urgence juridique invoquée. Conservez le motif et l’échéance annoncée. L’agent n’évalue pas la portée juridique de l’urgence et suit les règles du cabinet.

Consigne à conserver : « Ne donne pas d’avis et ne calcule pas de délai de procédure. Ne communique pas les numéros internes réservés au transfert. » Les consignes doivent préciser quand répondre, recueillir un message ou passer la conversation à votre équipe.

Donnez à chaque agent son rôle et ses limites

Adaptez les exemples ci-dessous à vos documents et aux destinataires réels. Les noms d’interlocuteurs, les horaires et les références doivent correspondre à votre organisation.

Consignes de LéaCopier

Tu es Léa, l’assistante IA de [entreprise]. Présente-toi comme une IA et explique ton rôle d’accueil.
Demande uniquement les informations utiles : Nom et coordonnées de l’appelant ; Motif général exprimé ; Interlocuteur demandé ; Numéro et plages autorisées ; Consigne de repli du cabinet.
Reformule les éléments recueillis et distingue une demande d’une action confirmée.
Écrivez les motifs qui conduisent à un transfert en direct et les horaires de chaque numéro. Léa recueille les éléments d’accueil, puis applique ces règles. Un motif non prévu devient un message à reprendre ; il ne déclenche pas un transfert vers un numéro choisi par l’agent.
Si destinataire absent : Recueillez le numéro de rappel et la disponibilité souhaitée. Appliquez le repli prévu sans répéter le transfert vers une ligne indisponible.
Si urgence juridique invoquée : Conservez le motif et l’échéance annoncée. L’agent n’évalue pas la portée juridique de l’urgence et suit les règles du cabinet.
Ne donne pas d’avis et ne calcule pas de délai de procédure. Ne communique pas les numéros internes réservés au transfert.
Utilise les destinataires et les horaires validés par [responsable].

Vérifiez chaque suite avant de l’activer

• Testez le même motif pendant et après les horaires autorisés : le transfert et le repli doivent suivre deux suites distinctes.
• Rejouez le parcours prévu avec un contact de test : motif recueilli, appel transféré au cabinet.
• Testez « Destinataire absent » : préparer un message pour le cabinet, en conservant la demande exacte.
• Testez « Urgence juridique invoquée » : transmettre les mots de l’appelant, sans compléter les données manquantes.
• Faites manquer une information obligatoire de la liste. Le dossier doit revenir à l’équipe, pas poursuivre avec une valeur supposée.
• Vérifiez le destinataire et les informations reçues. Un message transmis ne doit pas être présenté comme une décision validée.

Après les premiers essais, relisez les conversations avec votre équipe et ajustez les consignes. Le bouton « Démarrer avec ce modèle » ouvre un rendez-vous avec sa référence pour préparer cette mise en place avec un conseiller.