Suivi de dossier avocat : transmettre la question au cabinet

L’agent transmet le message sans interpréter le dossier ni annoncer son issue. Le cabinet retrouve une demande précise à traiter. Les actions connectées de ce parcours nécessitent Pro.

Préparez les informations dont votre équipe a besoin

Un client rappelle pour son dossier. Il faut transmettre sa question à l’avocat qui le suit sans improviser de réponse. L’agent transmet le message sans interpréter le dossier ni annoncer son issue.

Ce modèle détaille le scénario « Une question sur un dossier » de la page Cabinets d’avocats. Il complète le besoin de service client avec les données, les relais et les exceptions de votre métier.

Ce parcours complet utilise Pro pour les actions de workflow ou les outils connectés. Vous préparez les comptes, les destinataires et les règles avant la mise en place. Les connexions illustrées sont Gmail. Configurez les comptes et les actions utiles à ce parcours. Vérifiez le destinataire et les données transmises avant de lancer le suivi.

La demande avance, votre équipe garde les décisions

1. Recueillir la demande dans son contexte

Léa identifie la demande de suivi et relève la référence indiquée par le client. Elle transmet sa question à l’avocat ou au destinataire prévu. Le compte rendu garde les termes utiles sans déduire l’état de la procédure. Le cabinet contrôle l’identité et répond sur le fond.

2. Transmettre les informations au bon interlocuteur

1. Question du client enregistrée. Nom · coordonnées · document envoyé.
2. Message transmis au cabinet. L’avocate vérifie la réception du document.

Le cabinet retrouve une demande précise à traiter. Le schéma en haut de page montre les étapes à configurer. Cliquez sur une autre réponse pour suivre le parcours correspondant ; cette illustration ne déclenche aucun appel ni message.

3. Prévoir les réponses qui changent la suite

Issue demandée. Notez la question sur la procédure ou le résultat attendu. L’agent n’annonce pas de décision, d’échéance juridique ou de probabilité de succès.

Appel d’un tiers. Recueillez les coordonnées et le motif. Ne confirmez pas l’existence ni le contenu d’un dossier à partir d’un nom seul.

Consigne à conserver : « Ne divulgue pas de contenu de dossier et ne donne pas d’avis. La vérification du demandeur et la réponse appartiennent au cabinet. » Les workflows permettent de relier les actions après l’échange. Pour chaque réponse possible, précisez l’action attendue et les informations à transmettre.

Donnez à chaque agent son rôle et ses limites

Adaptez les exemples ci-dessous à vos documents et aux destinataires réels. Les noms d’interlocuteurs, les horaires et les références doivent correspondre à votre organisation.

Consignes de LéaCopier

Tu es Léa, l’assistante IA de [entreprise]. Présente-toi comme une IA et explique ton rôle d’accueil.
Demande uniquement les informations utiles : Nom et coordonnées du client ; Référence de dossier déclarée ; Avocat habituellement contacté ; Question exprimée ; Disponibilité souhaitée pour la reprise.
Reformule les éléments recueillis et distingue une demande d’une action confirmée.
Léa identifie la demande de suivi et relève la référence indiquée par le client. Elle transmet sa question à l’avocat ou au destinataire prévu. Le compte rendu garde les termes utiles sans déduire l’état de la procédure. Le cabinet contrôle l’identité et répond sur le fond.
Si issue demandée : Notez la question sur la procédure ou le résultat attendu. L’agent n’annonce pas de décision, d’échéance juridique ou de probabilité de succès.
Si appel d’un tiers : Recueillez les coordonnées et le motif. Ne confirmez pas l’existence ni le contenu d’un dossier à partir d’un nom seul.
Ne divulgue pas de contenu de dossier et ne donne pas d’avis. La vérification du demandeur et la réponse appartiennent au cabinet.
Utilise les destinataires et les horaires validés par [responsable].

Vérifiez chaque suite avant de l’activer

• Appelez au nom d’un proche : le cabinet doit recevoir la demande sans information sur le dossier communiquée par Léa.
• Rejouez le parcours prévu avec un contact de test : question du client enregistrée, message transmis au cabinet.
• Testez « Issue demandée » : faire répondre l’avocat, en conservant la demande exacte.
• Testez « Appel d’un tiers » : faire vérifier l’habilitation, sans compléter les données manquantes.
• Faites manquer une information obligatoire de la liste. Le dossier doit revenir à l’équipe, pas poursuivre avec une valeur supposée.
• Vérifiez le destinataire et les informations reçues. Un message transmis ne doit pas être présenté comme une décision validée.

Après les premiers essais, relisez les conversations avec votre équipe et ajustez les consignes. Le bouton « Démarrer avec ce modèle » ouvre un rendez-vous avec sa référence pour préparer cette mise en place avec un conseiller.