Absence d’un agent de sécurité : transmettre le poste à couvrir

Léa relève le message et le transmet selon vos règles ; elle ne décide pas du remplacement. L’équipe organise le remplacement à partir d’un message complet. Les actions connectées de ce parcours nécessitent Pro.

Préparez les informations dont votre équipe a besoin

Un agent ne peut pas assurer son poste. L’exploitation a besoin du site et du créneau concernés pour organiser le remplacement. Léa relève le message et le transmet selon vos règles ; elle ne décide pas du remplacement.

Ce modèle détaille le scénario « Une absence à signaler » de la page Sociétés de sécurité. Il complète le besoin de service client avec les données, les relais et les exceptions de votre métier.

Ce parcours complet utilise Pro pour les actions de workflow ou les outils connectés. Vous préparez les comptes, les destinataires et les règles avant la mise en place. Les connexions illustrées sont Gmail. Configurez les comptes et les actions utiles à ce parcours. Vérifiez le destinataire et les données transmises avant de lancer le suivi.

La demande avance, votre équipe garde les décisions

1. Recueillir la demande dans son contexte

Léa recueille le signalement d’absence et identifie le poste concerné. Le résumé indique l’heure de prise de service et les coordonnées du salarié. Le responsable d’exploitation organise la suite selon sa procédure ; le workflow ne réaffecte pas un autre agent.

2. Transmettre les informations au bon interlocuteur

1. Absence classée. Nom · site · date · créneau.
2. Exploitation informée. L’équipe organise la suite du planning.

L’équipe organise le remplacement à partir d’un message complet. Le schéma en haut de page montre les étapes à configurer. Cliquez sur une autre réponse pour suivre le parcours correspondant ; cette illustration ne déclenche aucun appel ni message.

3. Prévoir les réponses qui changent la suite

Retard annoncé. Notez l’heure d’arrivée annoncée et le poste concerné. L’exploitation décide des ajustements sans que l’agent les valide.

Planning non reconnu. Transmettez le site, la date et le salarié. Ne corrigez pas un planning sur la seule base de l’appel.

Consigne à conserver : « Ne décide pas du remplacement et ne demande pas de détail médical. Ne présente pas le signalement comme une absence approuvée. » Les workflows permettent de relier les actions après l’échange. Pour chaque réponse possible, précisez l’action attendue et les informations à transmettre.

Donnez à chaque agent son rôle et ses limites

Adaptez les exemples ci-dessous à vos documents et aux destinataires réels. Les noms d’interlocuteurs, les horaires et les références doivent correspondre à votre organisation.

Consignes de LéaCopier

Tu es Léa, l’assistante IA de [entreprise]. Présente-toi comme une IA et explique ton rôle d’accueil.
Demande uniquement les informations utiles : Nom et coordonnées du salarié ; Site et poste concernés ; Date et horaire de prise de service ; Contrainte déclarée ; Responsable d’exploitation destinataire.
Reformule les éléments recueillis et distingue une demande d’une action confirmée.
Léa recueille le signalement d’absence et identifie le poste concerné. Le résumé indique l’heure de prise de service et les coordonnées du salarié. Le responsable d’exploitation organise la suite selon sa procédure ; le workflow ne réaffecte pas un autre agent.
Si retard annoncé : Notez l’heure d’arrivée annoncée et le poste concerné. L’exploitation décide des ajustements sans que l’agent les valide.
Si planning non reconnu : Transmettez le site, la date et le salarié. Ne corrigez pas un planning sur la seule base de l’appel.
Ne décide pas du remplacement et ne demande pas de détail médical. Ne présente pas le signalement comme une absence approuvée.
Utilise les destinataires et les horaires validés par [responsable].

Vérifiez chaque suite avant de l’activer

• Annoncez un retard puis une absence pour le même poste : l’exploitation doit retrouver les deux informations et leur ordre.
• Rejouez le parcours prévu avec un contact de test : absence classée, exploitation informée.
• Testez « Retard annoncé » : distinguer retard et absence, en conservant la demande exacte.
• Testez « Planning non reconnu » : faire vérifier le poste, sans compléter les données manquantes.
• Faites manquer une information obligatoire de la liste. Le dossier doit revenir à l’équipe, pas poursuivre avec une valeur supposée.
• Vérifiez le destinataire et les informations reçues. Un message transmis ne doit pas être présenté comme une décision validée.

Après les premiers essais, relisez les conversations avec votre équipe et ajustez les consignes. Le bouton « Démarrer avec ce modèle » ouvre un rendez-vous avec sa référence pour préparer cette mise en place avec un conseiller.