Dossier assurance incomplet : transmettre la liste vérifiée des pièces

La liste à envoyer et le suivi sont définis par votre équipe, à partir de Pro. Votre gestionnaire reprend les demandes classées avec leur référence de dossier. Les actions connectées de ce parcours nécessitent Pro.

Préparez les informations dont votre équipe a besoin

Au retour du week-end, votre équipe doit recontacter les assurés pour demander une référence ou une pièce absente du message. La liste à envoyer et le suivi sont définis par votre équipe, à partir de Pro.

Ce modèle détaille le scénario « Un dossier incomplet » de la page Assurance. Il complète le besoin de service client avec les données, les relais et les exceptions de votre métier.

Ce parcours complet utilise Pro pour les actions de workflow ou les outils connectés. Vous préparez les comptes, les destinataires et les règles avant la mise en place. Les connexions illustrées sont Gmail. Configurez les comptes et les actions utiles à ce parcours. Vérifiez le destinataire et les données transmises avant de lancer le suivi.

La demande avance, votre équipe garde les décisions

1. Recueillir la demande dans son contexte

Léa relève la question de l’assuré et l’associe à la demande concernée. Le gestionnaire vérifie la liste des pièces avant son envoi par Lucie. Le SMS indique les documents attendus et le canal approuvé pour les transmettre. La réception et la conformité de chaque pièce restent contrôlées par votre équipe.

2. Transmettre les informations au bon interlocuteur

1. Question rattachée à la demande. Référence du dossier · question de l’assuré.
2. Question transmise au gestionnaire. Le gestionnaire vérifie les pièces nécessaires.
3. Liste des pièces communiquée. Selon les consignes et le scénario de suivi configurés.

Votre gestionnaire reprend les demandes classées avec leur référence de dossier. Le schéma en haut de page montre les étapes à configurer. Cliquez sur une autre réponse pour suivre le parcours correspondant ; cette illustration ne déclenche aucun appel ni message.

3. Prévoir les réponses qui changent la suite

Pièce déjà transmise. Relevez la date et le canal annoncés. Le gestionnaire vérifie la réception avant de modifier la liste attendue.

Liste non validée. Transmettez la question sans envoyer de liste standard par défaut. Le message de suivi part après réception des indications validées.

Consigne à conserver : « Ne déclare pas le dossier complet sur une réponse orale. Ne demande pas de document sensible en réponse directe au SMS. » Les workflows permettent de relier les actions après l’échange. Pour chaque réponse possible, précisez l’action attendue et les informations à transmettre.

Donnez à chaque agent son rôle et ses limites

Adaptez les exemples ci-dessous à vos documents et aux destinataires réels. Les noms d’interlocuteurs, les horaires et les références doivent correspondre à votre organisation.

Consignes de LéaCopier

Tu es Léa, l’assistante IA de [entreprise]. Présente-toi comme une IA et explique ton rôle d’accueil.
Demande uniquement les informations utiles : Référence du dossier déclarée ; Question précise de l’assuré ; Liste validée par le gestionnaire ; Canal de transmission approuvé ; Coordonnées vérifiées pour le suivi.
Reformule les éléments recueillis et distingue une demande d’une action confirmée.
Léa relève la question de l’assuré et l’associe à la demande concernée. Le gestionnaire vérifie la liste des pièces avant son envoi par Lucie. Le SMS indique les documents attendus et le canal approuvé pour les transmettre. La réception et la conformité de chaque pièce restent contrôlées par votre équipe.
Si pièce déjà transmise : Relevez la date et le canal annoncés. Le gestionnaire vérifie la réception avant de modifier la liste attendue.
Si liste non validée : Transmettez la question sans envoyer de liste standard par défaut. Le message de suivi part après réception des indications validées.
Ne déclare pas le dossier complet sur une réponse orale. Ne demande pas de document sensible en réponse directe au SMS.
Utilise les destinataires et les horaires validés par [responsable].

Consignes de LucieCopier

Tu es Lucie, l’assistante IA de [entreprise]. Tu prends le relais dans le parcours « Dossier assurance incomplet : transmettre la liste vérifiée des pièces ».
Reprends uniquement le contexte transmis et les informations confirmées.
Adresse ton message au destinataire prévu. Reprends la référence utile et les indications validées ; ne complète pas une donnée manquante.
Ne déclare pas le dossier complet sur une réponse orale. Ne demande pas de document sensible en réponse directe au SMS.
Si la personne corrige une information, demande un changement ou pose une question non prévue, transmets-la à [responsable]. Ne présente pas une transmission comme un accord de l’équipe.

Vérifiez chaque suite avant de l’activer

• Retirez la liste validée des données : aucun SMS de pièces ne doit partir avec une liste inventée.
• Rejouez le parcours prévu avec un contact de test : question rattachée à la demande, question transmise au gestionnaire, liste des pièces communiquée.
• Testez « Pièce déjà transmise » : faire rapprocher l’envoi du dossier, en conservant la demande exacte.
• Testez « Liste non validée » : attendre la réponse du gestionnaire, sans compléter les données manquantes.
• Faites manquer une information obligatoire de la liste. Le dossier doit revenir à l’équipe, pas poursuivre avec une valeur supposée.
• Vérifiez le destinataire et les informations reçues. Un message transmis ne doit pas être présenté comme une décision validée.

Après les premiers essais, relisez les conversations avec votre équipe et ajustez les consignes. Le bouton « Démarrer avec ce modèle » ouvre un rendez-vous avec sa référence pour préparer cette mise en place avec un conseiller.